Secara amnya, ramai yang telah mengetahui bahawa digitalisasi mampu menghasilkan pelbagai kemungkinan kepada syarikat di dalam aspek operasi. Apabila data dibebaskan and tidak lagi terbatas kepada hak eksklusif jabatan tertentu, perniagaan akan maju dan berkembang dengan lebih pesat.

Meneruskan Siri Tenaga Kerja TimeTec, Puan Norana Johar, Ketua Pegawai Operasi Kumpulan TimeTec, menjelaskan mengapa syarikat perlu memulakan proses digitalisasi dengan segera. "Ketika wabak melanda dunia dan perniagaan teruk terjejas semenjak awal tahun lalu, banyak syarikat terpaksa menyesuaikan diri demi kelangsungan perniagaan. Namun, masa tidak menunggu sesiapa. Oleh itu, mereka yang telah bersedia telah memanfaatkan keadaan dan berjaya mengaut keuntungan. Proses Digitalisasi juga serupa. Semakin lama sesebuah perniagaan menunggu untuk bertindak, pelbagai rintangan yang akan muncul yang tidak akan memihak kepada perniagaan anda di masa hadapan."

Puan Norana Johar, Ketua Pegawai Operasi, Kumpulan TimeTec

Mengambil contoh pengurusan cuti kakitangan, Norana percaya bahawa sistem berasaskan teknologi cloud yang tidak mempunyai pelayan di premis mampu membawa perubahan besar dan berkesan terhadap operasi syarikat. "Pengurusan cuti bukan lagi urusan jabatan HR apabila teknologi cloud digunapakai. Kerana, apabila tetapan polisi cuti, ciri-ciri yang boleh, dan tidak boleh telah ditetapkan di sistem cuti cloud seperti TimeTec Leave, sistem ini akan berjalan secara automatik sepanjang tahun. Kakitangan tidak lagi bergantung kepada HR untuk maklumat terkait baki cuti, kelayakan cuti, status permohonan cuti, akrual dan sebagainya. Semuanya akan dikemaskini dalam masa nyata di dalam sistem. Ketua jabatan dan pengurus boleh mengakses sistem dari mana-mana pelayar web dan faham akan data yang dibentangkan tanpa bantuan HR," terang Norana.

Dengan penyelesaian cuti seperti TimeTec Leave, semua butiran cuti kakitangan boleh disesuaikan dan dipersonalisasikan di aplikasi telefon pintar, serta data dikemaskini secara berterusan. Permohonan cuti diringkaskan dengan hanya memerlukan beberapa klik di Aplikasi, begitu juga dengan proses kelulusan. Sistem cuti ini menghapuskan penggunaan borang dan penantian kelulusan daripada ketua kerana data sentiasa tersedia di Aplikasi, dan kelulusan boleh diberi oleh pengurus secara individu atau berkumpulan dengan serta-merta.

“Satu lagi contoh automasi di dalam TimeTec Leave ialah ciri sekatan cuti. Jika sesebuah jabatan hanya membenarkan lima orang untuk mengambil cuti dalam sehari, orang yang keenam secara automatiknya tidak boleh memohon cuti, dan dia tidak perlu berurusan dengan pentadbir," jelas beliau. Oleh kerana kebanyakan kelemahan sistem konvensional dalam aliran data (masalah utama sistem bukan-cloud atau separa-cloud), ia memaksa syarikat untuk mengekalkan lebih banyak kakitangan pentadbiran untuk memperbaiki jurang teknikal ini. Kerja-kerja "penting" pentadbiran yang dilakukan bagi pihak pekerja juga boleh berubah menjadi ketirisan dalam operasi yang menyebabkan majikan terpaksa membayar gaji tambahan.

Jadi, di mana kedudukan HR di dalam semua proses ini? Dan bagaimana ianya mempengaruhi peranan HR secara keseluruhan?

Sistem berasaskan teknologi cloud seperti TimeTec Leave untuk pengurusan cuti atau TimeTec TA untuk pengurusan kehadiran membebaskan HR daripada tugasan rutin, untuk mempersiapkan mereka dalam menangani peranan HR yang semakin mencabar.

"Kenapa perlu tersekat di dalam proses rutin apabila HR boleh bergerak maju ke hadapan dalam bidang pengambilan, pengurusan dan pembangunan tenaga kerja. TimeTec Leave secara sengaja telah meng’abai’kan HR di dalam proses kerana tugasan tersebut boleh dan telah diautomasikan untuk memberikan hasil yang lebih tepat apabila ia dilakukan secara manual atau separa automatik oleh HR. Dengan penyelesaian TimeTec Leave, kakitangan memohon cuti, ketua meluluskan, dan sistem akan mengimbangkan baki serta-merta," menurut Norana.

Sistem ini juga boleh menjana data semasa dan data lama secara berkesan ketika pihak pengurusan memerlukannya. "Walaupun begitu, perkembangan ini tidak melemahkan peranan jabatan HR kerana peranan HR merangkumi pelbagai aspek dan serba mencabar," tambah beliau.

"Baru-baru ini, terdapat berita tentang sebuah syarikat start-up di United Kingdom, Octopus Energy, yang mengambil keputusan untuk tidak mempunyai jabatan HR atau IT sama sekali. Ketua Pengawai Operasi, Greg Jackson, berpendapat bahawa terdapat kecenderungan syarikat besar untuk "memperkecilkan" pekerja mereka dan "menenggelamkan” mereka yang kreatif di dalam proses dan birokrasi. Dan untuk masalah berkaitan HR yang mungkin timbul, beliau mengharapkan semua pengurusnya mengambil tanggungjawab peribadi ke atas pasukan mereka dan para pekerja belajar berdikari," menurut Norana.

Melihat trend dan perkembangan terkini dalam pengurusan tenaga kerja, digitalisasi perlu dipertimbangkan di mana-mana syarikat yang ingin mencuba operasi tanpa HR seperti Octopus Energy atau mereka yang ingin mengalih peranan jabatan HR itu sendiri.

Untuk demo dan rundingan PERCUMA, hubungi Encik Marcus Tng, Pengurus Jualan dan Pemasaran TimeTec Cloud Sdn. Bhd. di [email protected] (016-9608348) atau Encik Syed Mohd Firdaus Syed Mohd Fuzi di [email protected] (012-9478907). Talian am dan emel: 03-80709933 dan [email protected].

Nantikan artikel Pengurusan Tenaga Kerja TimeTec seterusnya pada setiap hari Rabu! Klik di sini untuk artikel kedua siri ini: https://www.malaysiakini.com/announcement/565061

Mengenai Kumpulan TimeTec

Kumpulan TimeTec ditubuhkan pada tahun 2000. Selama lebih 20 tahun, Kumpulan TimeTec telah menghasilkan tiga jenama IT terkemuka dunia, FingerTec, TimeTec dan iNeighbour, untuk pengurusan tenaga kerja, keselamatan, pejabat pintar, perumahan pintar dan bandar pintar dengan memperkasakan kuasa biometrik, perkomputeran cloud & edge, teknologi IoT dan kecerdasan buatan. Kesemua penyelesaian ini bersambung dan menukar landskap kehidupan kerja dan kehidupan di rumah di dalam ekosistem yang lebih besar. Melalui rangkaian yang luas, Kumpulan TimeTec menyalurkan produk peranti biometrik dan 16 aplikasi cloud, termasuk peralatan IoT, ke lebih 150 negara di seluruh dunia. Lawati laman web Kumpulan TimeTec di www.timeteccloud.com, www.fingertec.com, www.ineighbour.com

Sistem TimeTec telah berada di pasaran sekitar 8 tahun dengan rangkaian pelanggan terkenal seperti QSR Brands, Central Sugars Refinery CSR, Sunway Constructions, Mamee, Yakult, Adabi, dan banyak lagi. Fleksibiliti dan kebolehsaknaan produk juga menarik pelbagai pelanggan antarabangsa dari seluruh dunia termasuk dari Hong Kong, Dubai, Australia, Qatar, Afrika Selatan dan lain-lain untuk menggunakan TimeTec sebagai alat digitalisasi tenaga kerja mereka.