Mengendalikan pelawat di pejabat telah menjadi sebahagian daripada operasi harian syarikat. Semakin teliti sesebuah syarikat mengendalikan pelawatnya, semakin baik imej yang dipamerkan kepada umum. Walau bagaimanapun, bukan semua pelawat memerlukan layanan yang sama. Syarikat masa kini perlu menguruskan sekurang-kurangnya lima jenis pelawat termasuk pekerja penghantaran/kurier, pelanggan, kontraktor, pembekal, dan orang awam.

Tengku Sulaiman Tengku Burhan, Jurucakap TimeTec, memperkenalkan Sistem Pengurusan Pelawat terkini berasaskan teknologi cloud, TimeTec VMS, yang kebelakangan ini telah mendapat sambutan baik di pasaran. Sulaiman menerangkan jenis pelawat yang berbeza. "Pekerja penghantaran selalunya hanya akan membuat lawatan singkat untuk menghantar parcel tetapi bergantung kepada susun atur bangunan dan lokasi penerimanya; ada di antara mereka yang perlu menghantar ke syarikat tertentu di dalam sesebuah bangunan dan bukan hanya meninggalkannya di reception. Untuk kontraktor dan pembekal, lawatan selalunya kerap dan melibatkan ramai pekerja, manakala pelanggan dan orang awam, mereka datang untuk berjumpa seseorang di dalam bangunan untuk mesyuarat atau lawatan singkat. Cabarannya ialah bagaimana untuk memastikan di mana semua pelawat ini berada pada satu-satu masa. Adakah mereka telah meninggalkan premis, atau mereka masih di dalam?” Menurut Sulaiman, TimeTec VMS telah mendapat sambutan yang memberangsangkan kerana syarikat tidak lagi mampu untuk mengambil risiko berurusan dengan orang luar ketika pandemik.

"Pendapat bahawa penggunaan pen dan buku log sudah mencukupi untuk menguruskan pelawat sudah ketinggalan zaman. Lebih-lebih lagi sekarang ini, berbanding dulu, pengurusan pelawat perlu ditambahbaik dari segi keselamatan dan pematuhan SOP untuk memastikan premis perniagaan dilindungi dengan baik daripada pelbagai gejala luar,” tegas beliau.

TimeTec VMS menawarkan sistem pengurusan pelawat berasaskan teknologi cloud yang boleh memenuhi keperluan pelbagai jenis pelawat. Ciri terbaik TimeTec VMS ialah pradaftar pelawat di mana mereka yang ingin mengunjungi pejabat perlu mengisi semua maklumat yang diperlukan di atas talian untuk memudahkan proses pemeriksaan dan kelulusan, dan semua proses ini boleh dilakukan melalui Aplikasi mudah alih TimeTec VMS. Mengapa idea ini bagus?

  • Butiran pelawat yang tersedia boleh disesuaikan untuk setiap syarikat.

  • Mengurangkan kerumitan pelawat ketika pendaftaran

  • Pengesahan identiti cepat dan mudah

  • Semua maklumat tersedia untuk pemeriksaan silang dan persediaan awal

  • Pengisytiharan kesihatan tersedia untuk digunakan di dalam Aplikasi.

  • Pelawat diberikan kod QR ketika pendaftaran


Selain daripada prapendaftaran, kakitangan juga boleh menjemput pelawat untuk datang ke pejabat dengan mengisi borang permohonan di atas talian. Apabila jemputan diterima, pelawat akan menerima kod QR yang mengandungi maklumat lawatan. Untuk mereka yang tidak membuat prapendaftaran, pendaftaran walk-in dipermudahkan dengan pembacaan MyKad secara automatik untuk mendapatkan maklumat penting dan penyambut tetamu akan mengisikan borang pengisytiharan kesihatan. TimeTec VMS juga boleh disepadukan dengan FingerTec Face ID 5/FTD untuk pengesahan wajah, memastikan pemakaian pelitup muka dan pembacaan suhu badan sebagai peralatan tambahan untuk meningkatkan tahap keselamatan dalam masa yang mencabar ini.

"Anda pasti terkejut apabila mengetahui bilangan pelawat di syarikat anda dalam masa sebulan. Dengan TimeTec VMS menguruskan semua pelawat, syarikat mempunyai akses kepada maklumat tersebut sebagai rujukan atau tujuan lain," jelas Sulaiman. Dengan TimeTec VMS, semua rekod pelawat disimpan rapi di dalam pelayar, dan pelawat yang membuat kacau boleh diasingkan di dalam bahagian senarai hitam. TimeTec VMS juga menyediakan 9 jenis laporan yang memenuhi keperluan pengurusan.

TimeTec VMS (www.timetecvms.com) merupakan penyelesaian yang berasaskan langganan, tersedia di mana-mana pelayar web. Penyelesaian TimeTec VMS bukan sahaja murah, malah ianya mudah dipasang dan mudah digunakan.

Sekiranya syarikat anda mempunyai keperluan pengurusan pelawat. hubungi Tengku Sulaiman di sulaiman@timeteccloud.com atau info@timeteccloud.com untuk sesi demo.

Mengenai Kumpulan TimeTec

Kumpulan TimeTec ditubuhkan pada tahun 2000. Selama lebih 20 tahun, Kumpulan TimeTec telah menghasilkan tiga jenama IT terkemuka dunia, FingerTec, TimeTec dan iNeighbour, untuk pengurusan tenaga kerja, keselamatan, pejabat pintar, perumahan pintar dan bandar pintar dengan memperkasakan kuasa biometrik, perkomputeran cloud & edge, teknologi IoT dan kecerdasan buatan. Kesemua penyelesaian ini bersambung dan menukar landskap kehidupan kerja dan kehidupan di rumah di dalam ekosistem yang lebih besar. Melalui rangkaian yang luas, Kumpulan TimeTec menyalurkan produk peranti biometrik dan 16 aplikasi cloud, termasuk peralatan IoT, ke lebih 150 negara di seluruh dunia. Lawati laman web Kumpulan TimeTec di www.timeteccloud.com, www.fingertec.com, www.ineighbour.com

Pelbagai syarikat terkemuka telah melanggan TimeTec VMS termasuk Worldwide Holdings Berhad, Fibertex Personal Care, Tzu Chi International School, Lemon Sky Animation, Nano Malaysia Berhad, dan banyak lagi. Fleksibiliti dan kebolehsaknaan produk juga menarik pelbagai pelanggan antarabangsa dari seluruh dunia termasuk dari Hong Kong, Dubai, Australia, Qatar, Afrika Selatan dan lain-lain untuk menggunakan TimeTec sebagai alat digitalisasi pejabat pintar mereka.